Zarządzanie czasem dla początkujących…

Twoje taski śnią Ci się po nocach? Gdzieś słyszałeś o GTD i Kaizen, jednak nie zdążyłeś w pełni zapoznać się z tymi terminami? Jeśli, któraś z Twoich odpowiedzi brzmi ‘TAK’, to prawdopodobnie dobry moment na krótkie wprowadzenie do zagadnień związanych z zarządzaniem czasem.

Zarządzanie czasem jest niezwykle istotne nie tylko dla dyrektorów i managerów, ale również dla każdego z nas. Dobre wykorzystanie tego zasobu pozwala osiągnąć większą satysfakcję zarówno na płaszczyźnie zawodowej, jak i prywatnej. 

Dla wielu ludzi trudności w zarządzaniu są jak ocean, którego nie można przepłynąć. Jeśli uważasz, że choć w małym stopniu zaliczasz się to tej grupy osób, poświęć chwilę, aby przypomnieć sobie filozofię ‘Małych kroków” Kaizen (więcej w słowniczku pod artykułem). Pamiętaj: najważniejsze są małe kroki w kierunku poprawy Twojego zarządzania czasem. To właśnie dzięki nim możesz osiągnąć cel, który wymaga realizacji wielu zadań, motywacji i samodyscypliny.  

Zdjęcie pochodzi z serwisu Feather-magazine.com.  

Kilka pierwszych kroków…

Według specjalistów od efektywnego zarządzania czasem kluczem do sukcesu jest idealny rozkład dnia. Jak to osiągnąć? Zacznij od 3 pierwszych kroków…

1. Stwórz listę zadań.
   Zastanów się: realizacja których spraw jest najtrudniejsza? gdzie tracisz najwięcej swojego czasu?  w którym momencie dnia najbardziej jesteś rozproszony i nie realizujesz swoich celów? W identyfikacji w/w pomoże Ci stworzenie listy zadań do wykonania oraz późniejszy monitoring ich realizacji.
   
   
2. Ustal priorytety.
   Na liście ‘rzeczy do wykonania’ zaznacz co najmniej 3 grupy zadań: najważniejsze, mniej ważne oraz sprawy do oddelegowania. Lista zadań, która uwzględnia priorytety pomoże Ci przeglądać rzeczy, które są najistotniejsze w danym momencie dnia. Aby łatwiej przypisać zadaniom priorytety, zapoznaj się z Matrycą Eisenhovera.
   
   
3. Trzymaj się zasady: jedna rzecz na raz.
   Przeprowadzone badania wykazały, że robienie kilku rzeczy na raz obniża naszą produktywność nawet o 40%*. Multitasking powoduje dekoncentrację, a trening w tym zakresie przyczynia się do pogorszenia skuteczności pracy – osoby często wykonujące kilka rzeczy na raz gorzej sobie radzą, niż ci, którzy robią to rzadziej (szerzej o tym zjawisku na Harvard Business Review Polska). Nie deprecjonuj zatem sposobu realizacji zadań - wykonuj jedno zadanie na raz, a unikniesz chaosu i rozproszenia.

Co dalej? 

Skuteczne wdrożenie listy zadań, priorytetowania oraz koncentracji na wykonywaniu jednego zadania, to solidny wstęp do podniesienia produktywności, który zaowocuje oszczędnością czasu. 

Dalsze zgłębianie tematyki zarządzania czasem warto wesprzeć przeglądem prasy, artykułów oraz felietonów dotyczących produktywności. Poniżej słowniczek pojęć, który ułatwi przyswajania wiedzy w tym zakresie i pozwoli efektywnej „konsumować” branżowe treści.

Gotowy podjąć wyzwanie? Powodzenia na drodze do Twojej produktywności! 

SŁOWNICZEK:

• Todo, to do, todos – lista rzeczy do wykonania (z ang. to do – do zrobienia)
  
• Task, taski – zadania, rzeczy do wykonania 
  
• Multitasking – wielozadaniowość, wykonywanie wielu czynności na raz 
  
• GTD – tytuł książki ‘Get things done’ Davida Allena, guru produktywności. W wolnym tłumaczeniu “Efektywne załatwianie spraw”. Celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania wszystkich zobowiązaniach i planach, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu prywatnym (wikipedia).
  
• Kaizen -  filozofia i praktyka ciągłego ulepszania miejsca pracy, procesu pracy i życia codziennego. Jej podstawą jest ciągłe zaangażowanie oraz chęć ciągłego podnoszenia jakości firmy i produktu. Polega to na włączeniu procesu myślowego na każdym etapie produkcji, jest odpowiedzią na zautomatyzowane, tradycyjne podejście do produkcji masowej, które eliminuje potrzebę świadomej oceny wykonywanego zadania (wikipedia).